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    設計程序和管理技巧

    田敏敏     譯   《Design process and design management tips》

    怎樣計劃和管理創造力的設計流程,創造力的代理商和創造力的人們
            所有的組織,公司和個人在許多方面都會用到設計。例如,設計流程的特點用在公司的身份,牌子,形象方面;對廣告,銷售,提升來說,設計是很重要的,并且在新產品的開發,新服務性工作和像網站和其他網絡系統等各種各樣的技術上的開發方面,設計也是很重要的。設計特點用在工作和商業的許多方面。
            在這部分講到的設計管理原則也能應用到其他各種各樣的管理流程中包括外部創造性的代理或供給者的應用,例如建筑師,內飾設計師,園藝設計師,自由創造者等等。
            計劃編制,交流,調節和明確達成協議的目標和責任的一些規則也能應用在一切場合,我們需要一個創造性的供應者,無論國內的或國外的,內部的或已定約的,或者是為我們自己做的一些事情。
            這些簡單的規則將在管理設計流程方面起到協助作用,并且當我們和具有創造性的人和各種各樣的提供者,從廣告設計代理商,產品設計師,品牌形象顧問,到為建筑和革新,以及涉及國內的,家庭,房子,生活方式和個人形象的創造性服務提供設計服務的創造性的人。

    設計流程的階段和規則
            這些工序對那些大的復雜的商業性的或工業設計項目當然是很有用的也是很有必要的。對常規的規模小的設計管理項目和任務,或者在國內的以及個人風格領域達成創造性的產品許多這些規則將會失效,所以使用有幫助性的,恰當的。
            如果還有疑問,就詢問團隊成員和代理商和有創造性的專家對他們來說,什么階段是必要的,有幫助性的。小心在謹慎方面犯錯。任何簡單的常規的設計管理項目遇到了問題或者失敗了,很有可能項目管理者將做出這樣的結論:在這個過程中一些東西可能被忽略了或者循規蹈守了。
            甚至和一個具有創造性的供應商工作的最簡單的水平,例如一個發型造型師或者是一個室內設計師——如果出現一個不愉快的結果,那么具有創造性的人出錯是很罕見的——問題和最終的責任出在消費者或者特定的人。一般地,問題歸結于這樣一個事實上:消費者或特定的人沒能恰當的解釋和商議摘要,或者當它進行的時候沒有充分的處理這個過程。
            管理設計和創造性的項目需要一個明確的方法論。對于復雜的任務,項目管理者必須是謹慎小心的。這并不是說你得傳遞下去并且不斷地打擾——絕對不要——創造性的人需要被給與自由來發揮他們的能力,或者你也可以請一個會計師來做這個工作(不得冒犯會計師),可是,你得體諒并且參與一切出現的事,不論你是作為項目管理者,抑或消費者。關鍵在于一開始就確定清晰的積極開明的交流方式,然后是一直要維持完全的相互理解,不顧失去多大的自由。
            這既是一個過程也是一系列的管理步驟。適應并應用它來滿足你的目的。再次,要記住這里的過程最大限度的是對那些復雜的設計項目來說的,但是基本的原則對任何情形,只要是具有創造性的人或供應商參與的設計都是可轉換的。適應細則的標準并且使用這里描述的幾方面來配合你的特定的設計項目。

    管理設計項目和創造性的服務的過程
            1.首先,確定并協議項目的目標:無論大的或小的項目,目標必須明確并且得到行政預算人的認可(那就是你如果這是一個小的項目并且你是唯一的站在消費者一邊的人),而且如果對其他的股東也是合適的(隊員,核心組,部門的對應的人,合法的或者是滿意的團體等等)。
            2.確定一個預算,(或者對簡單的項目來說,簡單的決定你打算花費什么)并且決定時間表和需要的主要結果或者說是成果:記住“適合目標”的原則。如果你所需要的是一個快捷的基本的言談舉止,那是沒有捷徑的。相反不要期望用一個模仿的改進來創造一個新市場。
            3.決定需要創新的水平:“模仿的”或者深的創新,或者處于兩者之中:這取決于你的目標和期望的成果。再次,考慮“目標的適切性”。
            4.寫一個輪廓簡要的或者祥訴的:一個詳細的摘要出來的晚些,而且一旦代理商得到許可,在原則方面也應該得到改進。保證那些感興趣有影響了的人是知道的,而且是同意的。
            5.明確一個團隊或者廠商說明書:什么樣的團隊代理將是最好的,對適合項目的代理商或者有創新性的人的性質,規模和風格有一個清晰的概念。
            6.考慮并且(可能是暫時地)決定你將使用什么樣的工程管理手段和信息系統。對小的項目來說,你將不必要改變你的想法,但是對大的項目來說你得確定你說選擇的手段和體系能和所選擇的代理商取得共識,所以對相對大的項目來說,你的選擇應該是公開的;代理商可能有更好的建議,并且一定是希望從他們的角度用他們自己體系來管理創造性的活動和進展。
            7.草擬一份簡短的外部代理商或者有創新性的供應者名單:除了那些常規的小項目和正在進行的設計工作,使用推薦的方式來確定候選者,不要純粹出于習慣地使用現有的代理商除非有更好的理由來這樣做,保證通過恰當的選擇程序,任何大的設計項目都是成功的。
            8.決定團隊或代理商選擇的方法:這個決定要是明晰的并且讓每個候選者知道這個程序,對大的項目,需要正式的合乎大綱簡要的陳述。
            9.特別是對于大的項目來說,要保證恰到好處的使用合法文件和程序,例如,保密協議(這個發展是商業上敏感的或者是一個申請專利的項目),關于概念的采用,知識產權和著作權都要有明確的協議。闡明任何有疑問和有潛在誤解的地方。一般的,對于這些事情,有創造性的代理商和企業經理會有不同的觀點,誤解很容易產生所以你必須洗凈所有這些問題,讓它們變得清晰透明并且保證他們在所有方面都是理解和贊同的。(并且保證協議的透明度容納在設計管理項目中)。
            10.選擇內部團隊并商議明確的適當的責任:通常內部成員是在邊緣的,特別是像品質和安全,財政等等,這些意味著這些人很容易被遺忘,但是在你的計劃和正在進行的交流中把它們作為恰當的人考慮進去,這一點是很重要的,這樣他們就能夠提供所需要的協助和投入了?紤]不同團隊成員的實力、風格和屬性?戳恕皞人和風格”這一部分就能更好的理解不同的人自然而然的善于做不同的事。如有疑問,就問他們善于做什么和他們更傾向于做項目中的那些部分。不要只是假設人人都能做任何事情。有些具有創造性的人是被動的或者性格內向的,從而需要給與指導和管理;另有些人是心理前衛的或者性格外向的,從而將很樂意采取主動性。要知道你希望誰去做什么事情,并且要讓他們覺得你的期待是適當的,是令人舒服的。
            11.選擇外部團隊:外部代理商或者其他有創新性的人作為適當人選,留心所需創新的水平,估計他們的陳述的質量,也要估計完整性和記錄(嘗試達成項目合同),闡明工作的分配和外部代理商的責任,資格老的人比年少的人待遇要高,但是年長的人容易厭煩常規的工作,和指定完成代理的人相處很輕松。
            12.在內外團隊成員中,要確定并達成明確的項目管理協議:當然,為了對項目負起職責,在代理這方你需要一個首席項目管理者(除了最終的義務在于你,這是不言而喻的以外,你也是你自己的組織里的項目管理者)。此外,考慮所有成員的個性,風格,實力和工作屬性;不要假想在代理的終端,團隊領導者將高高在上,雖然通常他們也是這樣的?墒,有些也不的,并且作為消費者和列入清單的人,你有權使不同類型的工作讓最適合的人來做以期達到預期的目標。這就是同團隊領導者建立良好的關系是很有益的。對你而言,你應該對他們能管理好他們的團隊充滿信心。
            13.同指定的代理商改進并通過詳細的摘要:對每個團隊或項目的組分來說,大的項目將需要'子摘要'。對大的項目,代理商完全有資格在整個項目中參加詳細摘要的改進。用獨立的方式然后把它作為“”呈現給代理商以此來改進詳細的摘要,這樣來尋找避免這些代價的方式是不可取的(作為法令來決定和公布)。詳細的摘要是項目的一部分,而且一般來說一個好的代理商將幫助你把它改進為現實的并可實施的。相反地,讓供應商接受一個復雜的摘要,包括供應商的收入,專門技術和解釋,沒有供應商會高興的。除此之外,當他們對所涉及的東西和所有權有一個認識時,他們可以把項目完成的頂好;把代理商的投入放在詳細的摘要中能產生累及和所有權的認識,一般來說,這能為委托事項和可靠的傳遞提供一個平臺。
            14.同指定的代理商改進并通過一個詳細的項目計劃。這個計劃包括你管理和交流所使用的手段,特別是預算和正式批準。再次,龐大的復雜的項目希望這是個可控制的代理期限,并且是代理服務的一部分。僅僅是對最小規模最簡單的項目,你可以逃脫用獨立的方式制定一個項目實施計劃。項目越大,你需要從代理商中尋找的投入就越多,他們就是那些控制所有情形的人。法令和某管理理論技巧是解脫困境的妙方。你已費盡周折去尋找一個好的代理商,所以就讓他們盡可能完全的投入到項目中去。
            15.讓代理商來指導設計流程中的不同進程,并且一旦你期望看到陳述,意見,模型,藝術處理等等,無論什么都是對項目合適的。對某個設計項目來說,例如,新產品的設計,代理商將提出一個籌備好的流程:提出想法,畫草圖,做出試驗模型,實物模型和各種階段的原型。了解和通過這些階段和預想,并把這些步驟和認同作為項目計劃的一部分。
            16.對涉及產品狀態的設計項目來說,確實也有很多這樣的項目(例如,新產品,廣告活動,網站等等)再次,設計流程怎樣來和生產實踐相連接也需要代理商來指導。在很多情況下,代理商都要比你有經驗得多(例如設計印刷產品),并且在任何情況下,你無論如何都必須保證設計和實施之間的聯系和相互協調。你的工作就是保證設計與生產實踐之間的聯系是一方向另一方過渡得有條不紊,例如設計向生產實踐的過渡。這種過渡有很大的區別,取決于設計項目的類型,并且你必須使各部門,分部,以及任何與有關的設計生產或實施有利益關聯或責任的組織成為一個整體。代理商越是了解生產實施方面的問題,那么他越能將這些需求和因素放入設計計劃中。
            17.跟所有有關的人交流和對他們解釋這個計劃,并達成一致意見。明確的預期目標(讓這種做法貫穿整個項目)。在這個階段,設想恰當的計劃的結果,你對項目的開始做好了準備,并且現在要進入實施階段了。跟代理商闡明并通過首選的管理風格和管理方法,首先是和代理的團隊管理者或項目經理,然后是和所有其他的與項目有關的人,這樣每個人都知道什么是所期望的,這應該包括交流,更新資料,正式批準,打破極限思維,修改任何可能出現并影響項目的事,目的是預防任何一方的驚訝不解,雙方透明的清晰開放積極的交流方式是很重要的?纯次械某潭,來決定在項目中的得給與他們多大的自由度。你的工作是管理項目。并不是做所有的事情。目的就是管理團隊,這樣他們對自己所作的事情會感覺很好,他們能清楚地知道約定的規則是什么,并且他們能得到關于進程和預想的反饋和更新資料。交流,度量,鼓勵和給與一些彈性度來調節一路上的偏移和新的時機,這些在成功地管理有創新性的項目方面是極其重要的。
            18.保證計劃和預測的實時更新和交流。對上層管理人員和行政人員提供信息和進程報告。不要等著讓他們來問你。要保持創新性項目的領先地位,不斷的更新資料和進程報告是很重要的,并且這也是證明你在執行任務,這也將消除上層管理者的緊張感,因為他們相信項目是掌控在安全之中的。保持了解,權衡和監控,隨叫隨到,但是要努力讓團隊把工作進行得很順利。有創新性的人需要空間和信任。你要考慮大局,而不是他們,所以你的行為要有原則:在大局中管理,反饋和更新并且要抵住片面管理的誘惑,如果你有這種傾向的話。
            19.一般而言,享受創造性流程的樂趣和鼓勵所有的人都用這樣的態度來對待工作。這很讓人感到愉快,對有關組織和所有的人來說,堅實的項目管理技能和有創新性的專長相互融合,能產生非常重要和有益的成果。
            20.最后,要記住把好的積極的反饋以及感激給有創新性的人和代理員工。有創新性的代理商和個人同大多數其他員工一樣。當事情出現問題時,他們會感到自責,但是當事情成功時,只是有些許的滿足。換個方式思考:保證你是負責的,并且對任何出現的問題接受責備,而且對所有取得的成功,要保證給他們以感激和信任獎勵。正如任何管理角色,它為成功提供了一個最好的平臺。

     

     
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